La communication interne

Méthodologie et outils

Communiquer peut sembler simple et naturel. Pourtant, l’exercice n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît. Lorsqu’on travaille en équipe, il est nécessaire que la communication interne soit efficace, encore plus dans une organisation qui se veut collaborative. Il est donc important dans un premier temps de s’interroger sur votre communication et d'étudier vos besoins. Après une analyse précise de vos besoins, vous pourrez choisir les bons outils pour définir au mieux votre communication.

L’objectif de cet article n’est pas de se focaliser sur la méthode pour comprendre vos besoins. L’idée est d’identifier davantage les différents outils qui sont à votre disposition afin de communiquer de la manière la plus efficiente.

Comment s’y prendre pour choisir les bons outils ?

Ne soyez pas surpris, pour beaucoup d’entre eux, vous les connaissez et les utilisez déjà. Mais le but est de réinterroger vos pratiques et d’améliorer votre usage de ces outils.

Les rencontres physiques (réunion, entretien…)

Difficile de les ignorer alors que se réunir est probablement le moyen le plus utilisé pour communiquer. Portant combien de fois avons-nous entendu parler de « réunionites » ? Cette inefficacité est bien souvent liée à la gestion de la réunion. Beaucoup de guides existent et le but ici n’est pas de vous donner une méthodologie de la réunion parfaite. Nous allons donc nous limiter ici à vous proposer quelques outils très simples qui permettront de cadrer les réunions.

Pour organiser une réunion, dès qu’elle rassemble plus de deux personnes, il est préférable d’utiliser un logiciel de sondage. Tout le monde connaît maintenant Doodle. Notez que la version libre Framadate est également très performante. Le fait d’utiliser des agendas électroniques partagés permet aussi à l’organisateur de la réunion de proposer un nombre limité de dates parmi les plus fédératrices, et d’utiliser le système d’invitation : vous créez une réunion sur votre agenda, et vous invitez les participants qui verront les créneaux horaires réservés apparaître dans leur agenda. Ils n’auront alors qu’à valider ou refuser l’invitation en fonction de leurs disponibilités. On peut aussi préparer des formulaires plus sophistiqués avec des outils comme Limesurvey ou Googleform.

Les outils collaboratifs (agendas, espaces de stockage…)

Quand on parle de travail collaboratif, il est indispensable que chacun puisse accéder à toutes les données nécessaires. G Suite de Google est un outil qui propose un certain nombre d’outils de transformation numérique connus de tous : Gmail, Docs, Drive, Agenda, Meet … Google Agenda est sans doute le plus puissant des agendas en ligne. Il peut être synchronisé en temps réel avec Outlook et bon nombre d’applications propriétaires. Vous pouvez en outre associer à chaque événement de votre agenda des détails (liens Internet, contact…), des fichiers, et bien entendu, des notifications de rappel.

Le gestionnaire de messagerie est incontournable dans le monde connecté d’aujourd’hui. Pour gérer ses courriels, on a le choix entre les webmails (applications accessibles depuis un navigateur Internet) et les logiciels installés comme Outlook (Microsoft) ou Thunderbird (logiciel libre). La plupart des gestionnaires de messagerie proposent maintenant une application qui comprend la gestion des courriels, un agenda, un répertoire de contacts, un gestionnaire de tâches et une messagerie instantanée. L’intégration de toutes ces fonctions dans une même application simplifie grandement la vie. Les gestionnaires de tâches remplacent avantageusement les post-it ou le cahier des « to-do lists ». Ils permettent de mettre des échéances et de programmer des rappels dans votre agenda électronique. Mais surtout, vous pouvez partager ces listes et attribuer certaines tâches à vos collègues, qui recevront des notifications mails de ces délégations, et qui retrouveront ces tâches dans leur propre agenda. Ces gestionnaires de tâches peuvent aussi être des éditeurs de notes, permettant d’y « coller » toutes sortes de média : liens, pages internet, documents, photos ou vidéos. L’application Keep de Google, Nozbe et Evernote sont quelques exemples, qui disposent toutes d’une version smartphone.

Le complément incontournable à ces outils est l’espace de stockage en ligne. Ces serveurs apportent des solutions bien plus avantageuses et simples par rapport au stockage sur un serveur local ou partagé chez un hébergeur. Plus d’investissement, plus de maintenance, et un accès possible de n’importe où. De plus, vous disposez, sur chacun de vos appareils, d’une copie sur votre disque, synchronisée avec la version du serveur à chaque fois que vous êtes connecté à Internet. Dropbox est numéro 1 du stockage « dans les nuages », mais le Drive de Google et Onecloud de Microsoft sont en train de refaire leur retard. Des solutions libres commencent également à pointer comme Framadrive et Owncloud. Google et Microsoft proposent en plus le travail collaboratif, type Wiki. Ils permettent de travailler à plusieurs, en ligne, sur un même document texte ou tableur. Les contributions de chacun apparaissent dans des couleurs différentes, et il est possible de poster des commentaires et d’y répondre tout au long du document. De plus, on peut accéder aux versions précédentes afin de restaurer des parties modifiées

Les plateformes de communication

Si le team building est une méthode qui a fait ses preuves pour souder les équipes, les outils de communication sont présents, au quotidien, pour optimiser l’organisation du travail. Les outils numériques proposés aujourd’hui permettent de créer des groupes pour centraliser la communication. Cela est beaucoup plus fiable que le mail que l’on peut égarer ou que l’on peut oublier d’adresser à certains destinataires. Avec des outils tels que Slack, Microsoft Teams, Skype ou Google Meet, vous pouvez créer des groupes pour chaque mission et ainsi être certain que chaque intervenant suit l’évolution du projet. Ces applications associent des messageries instantanées à des fils d’actualité et des fils de discussion à la manière de Facebook.

En fonction de la taille de la structure (en y intégrant élus, bénévoles et salariés) l’usage de newsletters internes (format mail mais mis en page comme dans un site, et qui peuvent être constituées d’articles déjà publiés sur un site) peut également être conseillé mais nécessite un travail régulier et pose la question de l’archivage de ces lettres.

Enfin, comment ne pas évoquer les logiciels de visio-conférence qui ont explosé dans leur utilisation avec la période de confinement. Même si la firme fut critiquée pour ses failles de sécurité et ses (très mauvaises) pratiques de collecte de données, difficile de ne pas citer Zoom qui reste une référence dans sa facilité d’utilisation… Zoom a d’ailleurs inspiré ses concurrents avec des fonctions innovantes comme : l’affichage des vidéos en mosaïque, les arrière-plans virtuels… Jitsi n’a rien à envier à Zoom côté facilité. Il suffit d’insérer un nom de visioconférence pour obtenir l’URL correspondant à la salle de réunion. Puis de l’envoyer aux participants. Et c’est tout ! Pas besoin d’inscription, ni de créer un compte. Pas de limite de durée, pas de limite de participants non plus. Également open source, également simple. Le nom de BigBlueButton traduit d’ailleurs l’idée que lancer une visioconférence doit être aussi facile que d’appuyer sur un « gros bouton bleu ». Facebook a également emboîté le pas à Zoom en lançant une solution de visio-conférence avec Messenger Rooms. Des salons vidéo privés pouvant réunir 50 personnes. Ces visios pourront être lancées depuis Messenger bien évidemment mais également depuis un événement Facebook ou depuis un groupe. Restent encore les grands classiques de la visioconférence chez Microsoft comme Skype limité à 10 participants.

Pour conclure …

Cet article sur les outils, qui participent à l’organisation de la communication interne, n’est bien évidemment pas exhaustif. Chaque année, de nouveaux outils ou logiciels font leur apparition et provoquent de nouvelles pratiques. Une quantité d’outils gratuits ou peu coûteux existent sur le marché. N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez être aidé dans la définition de votre stratégie, de vos objectifs ou du plan d’action de votre communication en interne en s’appuyant sur les bons outils.

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Source : Guide pratique pour communiquer en interne élaboré par Alter Ergos pour le COREPS Languedoc-Roussillon.